Belangrijke gebeurtenis? Alle informatie bewaren
Uit die lijst heeft Eilanden-Nieuws er tien geselecteerd. Deze hotspots – die als het goed is in het geheugen van Goeree-Overflakkee staan gegrift – verschijnen de komende tijd ongeveer één keer per maand in de vrijdagkrant. Vandaag de eerste: het in 1997 gelanceerde plan om een vliegveld op het eiland te realiseren. Zie voor deel 1 pagina 14 van deze krant.
Ter introductie van de serie laten we vandaag ook Marco Kuiper aan het woord over het hoe en waarom van de hotspots. Kuiper is sinds 2017 plaatsvervangend streekarchivaris in het Streekarchief Goeree-Overflakkee, integraal onderdeel van de gemeente.
Bewaren, vernietigen
“In de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen, die we om de zoveel tijd van de VNG (Vereniging van Nederlandse Gemeenten) ontvangen, staat precies wat we moeten bewaren en vernietigen, met de termijnen erbij. Zo moeten financiële stukken zeven jaar bewaard blijven; brondocumenten – bijvoorbeeld van de eerste inschrijving in Nederland – wel 110 jaar. Informatieverzoeken van burgers – zoals het opvragen van een bouwtekening – kunnen een jaar na dato weg.”
“Maar”, vervolgt Marco Kuiper, “er zijn ook stukken die nooit worden vernietigd. Denk aan de notulen van de gemeenteraad. Die blijven altijd bewaard. Tot 2013 ging het om papieren notulen van de vier gemeenteraden. Vanaf 2013, toen de gemeente Goeree-Overflakkee begon, zijn de notulen van de gemeenteraad digitaal.”
De Selectielijst van 2017 was de eerste die verplichtte om lokale uitzonderingen te benoemen: hotspots waarvan de informatie niet mag verdwijnen in de papierversnipperaar of de digitale prullenmand. Dit nadat er al langer kritiek klonk op het systeem van bewaren en vernietigen, dat eenzijdig zou zijn en geen rekening hield met gebeurtenissen en ontwikkelingen die op plaatselijk niveau uitzonderlijk zijn te noemen.
Beroering, emotie
Voordat je een lijst met hotspots maakt, moet je eerst weten aan welke voorwaarden zo’n hotspot moet voldoen. Er zijn er vier.
- Er is sprake van een gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen binnen het verzorgingsgebied van de gemeente die veel maatschappelijke beroering veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en/of waarvoor veel aandacht bestaat in de media.
- Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie binnen het verzorgingsgebied van de gemeente die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en/of een debat dat over de kwestie veel emoties losmaakt.
- Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de gemeente.
- Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het gemeentebestuur ernstig is bedreigd of juist wordt onderstreept.
De hotspotmonitor die de gemeente Goeree-Overflakkee in 2018 uitvoerde aan de hand van deze voorwaarden, leverde 21 hotspots op voor de periode 1986-2012. Van de schoolstrijd in Dirksland tot de gemeentelijke herindeling en van de komst van windmolens op het eiland tot het kierbesluit Haringvlietsluizen. “Onderwerpen waarvan de gemeente zegt: archiefstukken hierover vernietigen we niet. Of: we hebben hierover geen informatie in het archief en het Streekarchief gaat die verwerven uit particuliere collecties”, aldus Marco Kuiper.
Twee panels
De hotspots zijn bepaald na een inventarisatie door twee panels. Een intern panel met mensen van de gemeente, afkomstig uit verschillende vakgebieden en delen van Goeree-Overflakkee. En een extern panel met mensen uit de samenleving.
“Het ging bij deze eerste hotspotmonitor om een lange periode, waardoor het soms echt graven was. Maar door het gebruiken van een speelse methode is het denkproces goed geactiveerd. We zagen veel overlap tussen de uitkomsten van het interne en het externe panel”, zegt Kuiper, die eraan toevoegt dat de geselecteerde hotspots voldoen aan de definitie en de voorwaarden. Uiteindelijk stelde het college van B en W de lijst met 21 hotspots vast.
“Of dit belangrijk is? Ja, want het voegt iets toe: de lijst geeft aan wat in deze periode van belang was voor de bewoners van Goeree-Overflakkee. Bovendien biedt het uitzonderen van vernietiging en het verwerven van relevant archief toekomstige generaties de mogelijkheid om zich een beeld te vormen van een gebeurtenis die voor de samenleving van belang is geweest.”
Hotspot corona
Voor de periode na 2012 komt er weer een hotspotmonitor. Aanvankelijk was het de bedoeling om deze in 2020 uit te voeren voor de jaren 2013-2019, maar door corona zal dat nu later plaatsvinden. Vervolgens gaat de gemeente de hotspots tweejaarlijks vaststellen. Het voordeel daarvan is dat de gebeurtenissen en kwesties die veel maatschappelijke beroering veroorzaken, een principiële tegenstelling tussen burgers aan het licht brengen, aanleiding zijn voor een debat over het functioneren van de gemeente of de positie van het gemeente aangaan, nog vers in het geheugen liggen.
Overigens: in de tussentijd heeft de gemeente tussentijds één hotspot aangewezen: corona.