Documenten bewaren over belangrijke eilandelijke gebeurtenissen en kwesties
Hotspots – in totaal zijn er 21 bepaald – zijn gebeurtenissen of kwesties die op lokaal niveau boven het maaiveld uitsteken. Die maatschappelijke beroering veroorzaken en veel in de media verschijnen. Of principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengen en mogelijk een debat met veel emoties losmaken. Hotspots kunnen ook gaan over de positie van de gemeente als er sprake is van politieke kwesties die deze positie bedreigen of juist onderstrepen. Of over gebeurtenissen of kwesties die een intensief publiek debat over het functioneren van de gemeente met zich meebrengen.
Waarom gaat een gemeente hotspots aanwijzen voor een periode die alweer een tijdje achter de rug is? Simpel: om documentatie over deze belangrijke gebeurtenissen en kwesties te bewaren en wellicht te verwerven.
Bewaartermijnen
Bewaart de gemeente dan niet alles automatisch? Het antwoord is nee. Sommige stukken, zoals sollicitatiebrieven die niet tot een benoeming hebben geleid, verdwijnen na vier weken in de prullenbak. Stembiljetten ondergaan drie maanden na de verkiezingen hetzelfde lot. Financiële stukken bewaart de gemeente zeven jaar. En zo zijn er nog een paar 'bewaartermijnen', tot 110 jaar toe.
Er zijn ook stukken die zo belangrijk zijn dat ze voor altijd bewaard moeten blijven, zoals geboorteaktes, huwelijksaktes, verslagen van de gemeenteraadsvergaderingen en bouwvergunningen. Die gaan naar het Streekarchief Goeree-Overflakkee. In totaal gaat het om ongeveer 20 procent van de gemeentelijke documentatie. Wat je moet bewaren en vernietigen – en op welke termijn – is landelijk bepaald.
Wijs je geen hotspots aan, dan zouden belangrijke stukken over die gebeurtenis of kwestie zomaar kunnen verdwijnen. Als de wettelijke bewaartermijn is afgelopen. Dat zou zonde zijn. Daarom is er nu de mogelijkheid om stukken die normaal vernietigd zouden worden, toch te bewaren. De documentatie blijft bestaan, of kan zelfs toenemen door elders bijvoorbeeld krantenartikelen of particulier archief vandaan te halen.
Hotspots garanderen de 'lokale saus' en de mogelijkheid om onderwerpen die de gemeenschap bezighielden later te reconstrueren en te begrijpen.
Twee panels
Maar wie bepaalt welke gebeurtenissen en kwesties op Goeree-Overflakkee hotspots zijn? Daarvoor heeft de gemeente, die landelijk voorop loopt met monitoren, twee panels gebruikt. Een panel dat bestond uit medewerkers van de gemeente met een lange staat van dienst. En een panel met actieve burgers van ons eiland. De brainstormsessies leverden twee lijsten met hotspots op over de periode 1986-2012. Uit die twee, die elkaar deels overlapten, is de definitieve lijst met 21 hotspots voortgekomen. Die lijst is vastgesteld door het college.
De hotspots uit de periode na 2012 blijven uiteraard niet onder het maaiveld. Uiteindelijk zal de gemeente jaarlijks of tweejaarlijks een lijst met hotspots bepalen en vaststellen, waarschijnlijk op dezelfde manier als de eerste tot stand is gekomen.
Dit artikel is gebaseerd op een gesprek met Alexandre van den Berg, die ten tijde van de eerste hotspotmonitor bij de gemeente Goeree-Overflakkee werkte, en Marco Kuiper van het Streekarchief Goeree-Overflakkee.
